Las herramientas de gestión documental
Las herramientas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza clave para las empresas, ¿por qué? Quizá sea más fácil entenderlo con un ejemplo: En una empresa en la que existen cientos de horas de grabación de vídeo (ej.: una productora de televisión o una agencia de marketing) un vídeo que no ha sido tratado con ninguna herramienta de gestión documental o no tiene una buena documentación, simplemente no existe.
Es por ello que hemos creado YUV TV, la plataforma de video streaming multidispositivo, en la que además de poder crear canales de tv, hacer live streaming, ofrecer vídeo a la carta, diseñar playlists diferentes cada día o editar los vídeos, también es posible tener todo el contenido audiovisual organizado y documentado gracias a su módulo de gestión documental. Esto favorece la eficiencia y productividad de las empresas cuya materia prima principal sea el vídeo.
Beneficios de los sistemas de gestión documental
YUV TV permite almacenar, administrar y controlar todo el flujo de trabajo de los contenidos audiovisuales de una empresa. ¿Cuál es el objetivo principal? Que todos esos archivos estén accesibles para los usuarios de una manera rápida y sencilla.
En general, las empresas que utilizan sistemas de gestión documental consiguen acelerar el flujo de trabajo y consecuentemente:
- Reducir los costes gracias a la información estructurada
- Aminorar el porcentaje de errores
- Aumentar de la velocidad de creación de contenidos
Seguridad de los sistemas de gestión documental
Muchas empresas que trabajan con archivos digitales no cuentan aún con ninguna herramienta de gestión documental, por lo que esos archivos suelen estar desperdigados en diferentes ubicaciones en la red de la empresa, corriendo así el grave riesgo de pérdida. Sin embargo, las organizaciones que ya hacen uso de plataformas de alojamiento de vídeos, tienen la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema.
En el caso de YUV TV, el entorno multi-cuenta permite crear distintos niveles de acceso para los diferentes usuarios o añadir distintos roles a los usuarios según sus responsabilidades en la cadena de trabajo, de este modo también mantenemos seguro el contenido.
La importancia de un buen trabajo de documentación
Normalmente, las plataformas de alojamiento de vídeos permiten almacenar cuantos vídeos se necesite, incluirlos en colecciones públicas o privadas y compartirlos con aquellos usuarios que se desee, tanto de forma interna como externa, evitando así el uso de memorias USB o los emails. Pero de nada sirven todas estas funcionalidades si el documentalista no realiza un buen trabajo de documentación que permita poner ese vídeo a disposición de los usuarios con un solo clic.
En el caso de YUV TV se permite la optimización de los vídeos con campos descriptivos estándar o metadatos personalizados que se ajusten a las necesidades del cliente. La posibilidad de añadir metadatos a los archivos permite realizar búsquedas simples o avanzadas para encontrar aquello que se necesita en el menor tiempo posible y conseguir así un ahorro en los costes.
Además, la plataforma YUV TV tiene implementada la herramienta de Video Tagging (minutado) para describir el contenido audiovisual añadiéndole códigos de tiempo que permitan realizar búsquedas dentro del propio vídeo.
Unos consejos para terminar…
- Organice y gestione todo su contenido audiovisual desde una única plataforma.
- Etiquete sus vídeos para garantizar la fácil recuperación.
- Realice búsquedas simples o avanzadas para encontrar el vídeo que busca al instante.
Solo así logrará una gestión eficiente de su contenido audiovisual.
