Sistema de gestión documental
¿Qué es sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental es un modelo de organización de documentos e imágenes digitales en una localización centralizada que permite a los empleados de una compañía acceder de una forma sencilla para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos que utilizan en su día a día en la organización.
Sus siglas en inglés son DMS, que provienen de document management system, y sirven para:
- Coordinar y controlar todas las actividades específicas que afecten a los documentos de una empresa.
- Custodiar y recuperar de una manera eficaz la documentación que se genera en la compañía.
- Garantizar el buen funcionamiento de la empresa y el cumplimiento de la normativa vigente.
En definitiva, los sistemas de gestión documental permiten controlar de un modo eficiente y sistemático toda acción que tenga que realizarse con los documentos que maneja una compañía: creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los mismos.
Las empresas manejan cada vez mayor volumen de información y documentación, por eso los sistemas de gestión documental son la mejor manera de tenerlo todo en un mismo lugar para hacer uso de esos documentos en cualquier momento.
Ventajas de los sistemas de gestión documental
La implantación de un sistema de gestión documental dentro de una empresa tiene muchos beneficios para ésta:
- Evita la pérdida de documentación.
- Ahorra tiempo en la recuperación de documentos.
- Aporta mayor seguridad porque permite el control de los accesos a esa información.
- Ahorra costes a la organización gracias al uso de las nuevas tecnologías y al menor uso de papel.
- Ayuda a cumplir con la normativa en materia de seguridad.
- Permite su almacenamiento a largo plazo.
- Facilita el uso de esa información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Todas estas ventajas hacen que las empresas utilicen con mucha frecuencia los sistemas DMS incluso sin saber que lo están haciendo.
